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Sobre esta página
ScanNLog es un servicio de Creetos, de Ontario (Canadá). Esta página explica, en lenguaje claro, qué registra ScanNLog, por qué, quién puede verlo, cuánto tiempo se guarda y cómo pedir una copia, una corrección o la eliminación. Describe lo que hace el servicio hoy.
Quién es responsable
Empresas y organizaciones («suscriptores») usan ScanNLog para llevar un registro de las visitas a sus sitios y equipos. Para los registros de una visita, el suscriptor cuyo código se escaneó decide qué se recoge y cuánto tiempo se guarda; ScanNLog guarda los registros por cuenta del suscriptor. Para la propia cuenta de un suscriptor, el responsable es ScanNLog.
Si escaneas un código
Cuando escaneas un código, el registro de tu visita que guarda el suscriptor contiene: tu nombre, tu correo electrónico y, si das una, tu empresa; la hora de cada escaneo; el motivo de la visita, si el trabajo se completó, por qué no y cualquier nota que escribas; la dirección de internet (IP) y el navegador de tu teléfono; y, cuando el punto lo pide, tu ubicación en el momento del escaneo y las fotos que tomas, con la hora de cada foto. La ubicación solo se lee cuando escaneas, nunca en segundo plano. Las fotos se guardan sin los demás detalles ocultos, incluida cualquier ubicación guardada en el archivo.
En un punto usado para la asistencia, el registro muestra cuándo llegaste, cuándo te fuiste y el tiempo entre ambos, para que el suscriptor sepa quién estuvo en el lugar. Es un registro de presencia, no de tu trabajo. Tu ubicación se lee solo en el momento en que registras la entrada o la salida, nunca entre medias.
En una página de escaneo puedes confirmar tu correo con Google o Microsoft en lugar de un código de acceso. Ese servicio nos envía entonces tu nombre, tu correo y su identificador para ti, y guardamos el identificador para reconocerte la próxima vez. El registro de una visita es el mismo en ambos casos.
Tu teléfono se recuerda con una cookie, para que no necesites un código de acceso nuevo por correo en cada escaneo. Dura hasta un año, o 180 días sin escanear. «¿No eres tú?» en la página de escaneo hace que el teléfono te olvide.
La próxima persona que escanee el mismo código puede ver que la última visita no se completó y qué día. En los puntos abiertos solo a personas aprobadas, también ve el motivo dado, recortado a 140 caracteres. Nunca ve tu nombre, tu correo, tu empresa ni tu nota.
Los usuarios del suscriptor ven los registros de las visitas a los puntos de la cuenta. Los correos de alerta que el suscriptor elige recibir pueden contener tu nombre, tu empresa, el motivo y tu nota. El personal de ScanNLog puede ver nombres, correos y empresas cuando hace falta, por soporte o por una razón legal; las herramientas de administración no le muestran notas, ubicaciones ni fotos.
Una copia, una corrección o la eliminación
Para obtener una copia de tus registros, o para que se eliminen, pídeselo al suscriptor cuyo código escaneaste: puede hacer ambas cosas desde la cuenta. También puedes escribir a ScanNLog a la dirección que aparece al final de esta página; respondemos en un plazo de 30 días.
Los registros de visitas nunca se editan: un registro muestra lo que se registró en ese momento. Puedes actualizar tu nombre para los próximos escaneos: toca «¿No eres tú?» en la página de escaneo y vuelve a escribir tus datos con el mismo correo. Para añadir contexto a un registro pasado, pídeselo al suscriptor o escríbenos.
Qué hace la eliminación
La eliminación se hace para un suscriptor, o para todos cuando se lo pides a ScanNLog. Tu nombre, correo, empresa, notas, motivos, fotos, ubicaciones, dirección de internet y navegador se eliminan de esos registros. Las visitas en sí se conservan, anonimizadas, porque el suscriptor necesita saber que hubo una visita: la hora, el punto, el motivo del trabajo, si se completó y el resultado de las comprobaciones. En un equipo muy pequeño, una persona todavía puede reconocerse por ese contexto. La eliminación no alcanza los correos ya enviados, los archivos ya descargados ni las notas que escribió el propio suscriptor.
Cuánto tiempo se guardan los registros
Cada suscriptor elige cuánto tiempo se guardan los registros de visitas, de 6 meses a 7 años; las visitas más antiguas, con las fotos, alertas e informes que las acompañan, se eliminan entonces automáticamente. Las listas que no son visitas permanecen hasta que se cambian o se eliminan: las aprobaciones, la pertenencia a una empresa y el hecho de que aceptaste el aviso. Las ubicaciones usadas para aprender dónde está un punto se eliminan a los 30 días.
Si tienes una cuenta
Para una cuenta, guardamos el nombre, el correo y el idioma de la persona propietaria, el nombre y el país de la cuenta, cuándo se aceptaron los términos y qué versión, las direcciones que reciben alertas y un registro de los cambios hechos en la cuenta. El inicio de sesión usa un código de acceso enviado por correo; no hay contraseña. Cada sesión guarda la dirección de internet y el navegador desde los que empezó.
También puedes iniciar sesión con Google o Microsoft en lugar de un código de acceso. En ese caso, ese servicio nos envía tu nombre, tu correo y su identificador para ti; guardamos el identificador, el correo y la fecha para reconocerte la próxima vez. No recibimos ninguna contraseña ni nada más de esa cuenta. Puedes desvincularla en Ajustes; el código de acceso por correo siempre funciona.
Los pagos los gestiona nuestro procesador de pagos. Le enviamos el correo de la persona propietaria y el nombre y el idioma de la cuenta; el procesador recoge la tarjeta, la dirección de facturación y cualquier número fiscal. Guardamos el plan, las referencias del procesador y el país de facturación. Nunca vemos ni guardamos números de tarjeta.
Cuando fijas la ubicación de un punto buscando una dirección o abriendo el mapa, tu navegador envía lo que escribes a nuestro proveedor de mapas. La ubicación que colocas o confirmas en el mapa se guarda como tus propios datos. Las páginas que abren los trabajadores nunca contactan con el proveedor de mapas.
Para cerrar tu cuenta, o cambiar el correo de la cuenta, escríbenos a la dirección que aparece al final de esta página; se hace en un plazo de 30 días. El cierre cancela la suscripción, elimina los puntos, las visitas, las fotos y los informes de la cuenta y anonimiza a la persona propietaria. Se conservan los registros de facturación que la ley nos obliga a guardar.
Cookies
ScanNLog solo usa las cookies que necesita para funcionar: tu sesión cuando inicias sesión (hasta 90 días), el teléfono recordado en las páginas de escaneo (hasta un año), el idioma que elegiste (un año) y otras de corta duración durante un inicio de sesión o una invitación. No hay cookies de publicidad, analítica ni seguimiento.
En nuestras páginas públicas contamos las visitas con un programa de analítica que gestionamos nosotros mismos. No usa cookies, no guarda nada en tu dispositivo y no sirve para identificarte. Las páginas para escanear un código y la aplicación con sesión iniciada no se cuentan.
Proveedores, y dónde están tus datos
ScanNLog guarda los archivos y las copias de seguridad con un proveedor de almacenamiento en Canadá, y usa proveedores en los Estados Unidos para el alojamiento, el envío de correos y los mapas. Los pagos pasan por un procesador de pagos, que puede tratar los datos en los países donde opera. Cada uno recibe solo lo que necesita para la parte del servicio que le toca.
Por eso tu información se guarda y se trata fuera de tu provincia o de tu país: la aplicación, el envío de correos y los mapas están en los Estados Unidos, donde la ley puede ser distinta, y las fotos, los archivos y las copias de seguridad se guardan en Canadá. Elegimos proveedores que la protegen por contrato y por medios técnicos, y evaluamos estas transferencias antes del lanzamiento.
Seguridad
Las fotos y los archivos se guardan en un almacenamiento privado y se muestran con enlaces que caducan en pocos minutos. Los registros de cada suscriptor se mantienen separados en la propia base de datos. Las fotos se vuelven a guardar sin los detalles ocultos. Las conexiones con el sitio están cifradas.
Copias de seguridad y registros del servidor
Las copias de seguridad se guardan 30 días, así que los datos eliminados pueden permanecer en una copia hasta 30 días antes de desaparecer. Los registros del servidor se rotan automáticamente y normalmente se conservan como máximo 30 días.
Si algo sale mal
Si un incidente de seguridad pone la información personal en riesgo de daño grave, avisamos a las personas afectadas y a las autoridades como exige la ley, incluidas la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá, la Commission d’accès à l’information de Quebec y la Office of the Australian Information Commissioner, y llevamos un registro de incidentes.
Canadá y Quebec
En Canadá, ScanNLog cumple la Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) y, para las personas en Quebec, la ley de protección de la información personal en el sector privado. La persona responsable de proteger la información personal es nuestro responsable de privacidad, al que puedes escribir a la dirección que aparece al final de esta página. Puedes pedir ver, corregir o eliminar tu información, y presentar una queja ante la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá o, en Quebec, ante la Commission d’accès à l’information.
Australia
Para las personas en Australia, ScanNLog trata la información personal como exigen los Australian Privacy Principles de la Privacy Act 1988. Puedes pedir acceso o una corrección y presentarnos primero una queja; si nuestra respuesta no te satisface, puedes presentar una queja ante la Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).
Otros países
Estés donde estés, puedes pedirnos una copia de tu información, una corrección o la eliminación, y te responderemos en un plazo de 30 días.
Cambios en esta página
Cuando esta página cambia, cambian la versión y la fecha de vigencia que aparecen al principio.
Contacto
Responsable de privacidad, ScanNLog: support@scannlog.com