Confidentialité
À propos de cette page
ScanNLog est un service de Creetos, de l’Ontario (Canada). Cette page explique, en langage clair, ce que ScanNLog enregistre, pourquoi, qui peut le voir, combien de temps c’est conservé, et comment demander une copie, une correction ou une suppression. Elle décrit ce que fait le service aujourd’hui.
Qui est responsable
Des entreprises et des organisations (« abonnés ») utilisent ScanNLog pour garder une trace des visites de leurs lieux et de leurs équipements. Pour les registres d’une visite, l’abonné dont le code a été scanné décide de ce qui est recueilli et de la durée de conservation ; ScanNLog conserve les registres pour le compte de l’abonné. Pour le compte même d’un abonné, ScanNLog est responsable.
Si vous scannez un code
Quand vous scannez un code, le registre de votre visite chez l’abonné contient : votre nom, votre adresse courriel et, si vous en donnez une, votre entreprise ; l’heure de chaque scan ; le motif de la visite, si le travail a été terminé, pourquoi il ne l’a pas été, et toute note que vous écrivez ; l’adresse Internet (IP) et le navigateur de votre téléphone ; et, lorsque le point le demande, votre position au moment du scan et les photos que vous prenez, avec l’heure de chaque photo. La position n’est lue qu’au moment du scan, jamais en arrière-plan. Les photos sont conservées sans leurs autres détails cachés, y compris toute position enregistrée dans le fichier.
Sur un point servant aux présences, le relevé indique quand vous êtes arrivé, quand vous êtes parti et le temps écoulé entre les deux, pour que l’abonné sache qui était sur place. C’est un relevé de présence, pas de votre travail. Votre position n’est lue qu’au moment où vous pointez à l’arrivée ou au départ, jamais entre les deux.
Sur une page de scan, vous pouvez confirmer votre adresse courriel avec Google ou Microsoft au lieu d’un code de connexion. Ce service nous transmet alors votre nom, votre adresse courriel et son identifiant pour vous, et nous conservons l’identifiant pour vous reconnaître la prochaine fois. Le registre d’une visite est le même dans les deux cas.
Votre téléphone est mémorisé au moyen d’un témoin, pour que vous n’ayez pas besoin d’un nouveau code de connexion par courriel à chaque scan. Il dure jusqu’à un an, ou 180 jours sans scan. « Ce n’est pas vous ? » sur la page de scan fait oublier votre identité au téléphone.
La prochaine personne qui scanne le même code peut voir que la dernière visite n’a pas été terminée, et quel jour. Aux points réservés aux personnes approuvées, elle voit aussi le motif donné, abrégé à 140 caractères. Elle ne voit jamais votre nom, votre courriel, votre entreprise ni votre note.
Les utilisateurs de l’abonné voient les registres des visites de leurs points. Les alertes par courriel que l’abonné choisit de recevoir peuvent contenir votre nom, votre entreprise, le motif et votre note. Le personnel de ScanNLog peut voir les noms, les adresses courriel et les entreprises lorsque c’est nécessaire, pour le soutien ou pour une raison juridique ; les outils d’administration ne lui montrent ni les notes, ni les positions, ni les photos.
Une copie, une correction ou une suppression
Pour obtenir une copie de vos registres, ou pour les faire supprimer, adressez-vous à l’abonné dont vous avez scanné le code : il peut faire les deux à partir de son compte. Vous pouvez aussi écrire à ScanNLog à l’adresse indiquée à la fin de cette page ; nous répondons dans un délai de 30 jours.
Les registres des visites ne sont jamais modifiés : un registre montre ce qui a été enregistré sur le moment. Vous pouvez mettre à jour votre nom pour les prochains scans : touchez « Ce n’est pas vous ? » sur la page de scan et entrez de nouveau vos renseignements avec la même adresse courriel. Pour ajouter du contexte à un registre passé, adressez-vous à l’abonné ou écrivez-nous.
Ce que fait la suppression
La suppression se fait pour un abonné, ou pour tous les abonnés lorsque vous le demandez à ScanNLog. Votre nom, votre adresse courriel, votre entreprise, vos notes, vos motifs, vos photos, vos positions, votre adresse Internet et votre navigateur sont supprimés de ces registres. Les visites elles-mêmes sont conservées, anonymisées, car l’abonné doit savoir qu’une visite a eu lieu : l’heure, le point, le motif du travail, s’il a été terminé et le résultat des vérifications. Dans une très petite équipe, une personne peut encore être reconnaissable d’après ce contexte. La suppression ne peut pas atteindre les courriels déjà envoyés, les fichiers déjà téléchargés, ni les notes que l’abonné a écrites lui-même.
Durée de conservation des registres
Chaque abonné choisit la durée de conservation des registres des visites, de 6 mois à 7 ans ; les visites plus anciennes, avec leurs photos, leurs alertes et leurs rapports, sont ensuite supprimées automatiquement. Les listes qui ne sont pas des visites restent jusqu’à ce qu’elles soient modifiées ou supprimées : les approbations, les appartenances à une entreprise et le fait que vous avez accepté l’avis. Les positions servant à apprendre l’emplacement d’un point sont supprimées après 30 jours.
Si vous avez un compte
Pour un compte, nous conservons le nom, l’adresse courriel et la langue du propriétaire, le nom et le pays du compte, la date et la version des conditions acceptées, les adresses qui reçoivent les alertes et un historique des modifications faites dans le compte. La connexion se fait avec un code de connexion envoyé par courriel ; il n’y a pas de mot de passe. Chaque session conserve l’adresse Internet et le navigateur d’où elle a commencé.
Vous pouvez aussi vous connecter avec Google ou Microsoft au lieu d’un code de connexion. Dans ce cas, ce service nous transmet votre nom, votre adresse courriel et son identifiant pour vous ; nous conservons l’identifiant, l’adresse et la date pour vous reconnaître la prochaine fois. Nous ne recevons aucun mot de passe ni rien d’autre de ce compte. Vous pouvez le délier dans les paramètres ; le code de connexion reçu par courriel fonctionne toujours.
Les paiements sont traités par notre processeur de paiement. Nous lui transmettons l’adresse courriel du propriétaire ainsi que le nom et la langue du compte ; il recueille lui-même la carte, l’adresse de facturation et tout numéro de taxe. Nous conservons le forfait, les références du processeur et le pays de facturation. Nous ne voyons ni ne conservons jamais les numéros de carte.
Lorsque vous établissez la position d’un point en cherchant une adresse ou en ouvrant la carte, votre navigateur envoie ce que vous tapez à notre fournisseur de cartes. La position que vous placez ou confirmez sur la carte est conservée comme vos propres données. Les pages qu’ouvrent les intervenants ne communiquent jamais avec le fournisseur de cartes.
Pour fermer votre compte, ou pour en changer l’adresse courriel, écrivez-nous à l’adresse indiquée à la fin de cette page ; c’est fait dans un délai de 30 jours. La fermeture met fin au forfait payant, supprime les points, les visites, les photos et les rapports du compte, et anonymise le propriétaire. Les registres de facturation que la loi nous oblige à conserver sont conservés.
Témoins
ScanNLog n’utilise que les témoins nécessaires à son fonctionnement : votre session lorsque vous vous connectez (jusqu’à 90 jours), le téléphone mémorisé sur les pages de scan (jusqu’à un an), la langue choisie (un an) et des témoins de courte durée pendant une connexion ou une invitation. Il n’y a aucun témoin de publicité, de statistiques ou de pistage.
Sur nos pages publiques, nous comptons les visites avec un logiciel d’analyse que nous exploitons nous-mêmes. Il ne dépose aucun témoin, n’enregistre rien sur votre appareil et ne sert pas à vous identifier. Les pages utilisées pour scanner un code et l’application connectée ne sont pas comptées.
Fournisseurs et lieu de vos données
ScanNLog conserve les fichiers et les sauvegardes chez un fournisseur de stockage au Canada, et fait appel à des fournisseurs aux États-Unis pour l’hébergement, l’envoi des courriels et les cartes. Les paiements passent par un processeur de paiement, qui peut traiter les données dans les pays où il exerce ses activités. Chacun ne reçoit que ce dont il a besoin pour sa part du service.
Vos renseignements sont donc conservés et traités hors de votre province ou de votre pays : l’application, l’envoi des courriels et les cartes sont aux États-Unis, où la loi peut être différente, et les photos, les fichiers et les sauvegardes sont conservés au Canada. Nous avons choisi des fournisseurs qui les protègent par contrat et par des moyens techniques, et nous avons évalué ces transferts avant le lancement.
Sécurité
Les photos et les fichiers sont conservés dans un stockage privé et affichés au moyen de liens qui expirent en quelques minutes. Les registres de chaque abonné sont séparés dans la base de données elle-même. Les photos sont enregistrées de nouveau sans leurs détails cachés. Les connexions au site sont chiffrées.
Sauvegardes et journaux
Les sauvegardes sont conservées 30 jours ; des données supprimées peuvent donc rester dans une sauvegarde jusqu’à 30 jours avant de disparaître. Les journaux du serveur sont renouvelés automatiquement et normalement conservés au plus 30 jours.
En cas de problème
Si un incident de sécurité expose des renseignements personnels à un risque de préjudice grave, nous en avisons les personnes concernées et les autorités comme l’exige la loi, notamment le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Commission d’accès à l’information du Québec et l’Office of the Australian Information Commissioner, et nous tenons un registre des incidents.
Canada et Québec
Au Canada, ScanNLog respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, pour les personnes au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est notre responsable de la protection de la vie privée, que vous pouvez joindre à l’adresse indiquée à la fin de cette page. Vous pouvez demander à consulter, à corriger ou à supprimer vos renseignements, et porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, de la Commission d’accès à l’information.
Australie
Pour les personnes en Australie, ScanNLog traite les renseignements personnels comme l’exigent les Australian Privacy Principles du Privacy Act 1988. Vous pouvez demander l’accès ou une correction et nous adresser d’abord une plainte ; si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de l’Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).
Autres pays
Où que vous soyez, vous pouvez nous demander une copie de vos renseignements, une correction ou une suppression, et nous répondrons dans un délai de 30 jours.
Modifications de cette page
Lorsque cette page change, la version et la date d’entrée en vigueur en haut de la page changent.
Nous joindre
Responsable de la protection de la vie privée, ScanNLog : support@scannlog.com